papajon пишет

после того как один человек получил письмо, другой не может получить, тупо не приходит

Приходит с большим опозданием или вообще уже никогда не приходит? А не может ли быть, что одна из машин удаляет письма при получении?
Можете ещё попробовать установить трассировщик и с его помощью оценить, что происходит.

papajon пишет

надо по imap настраивать?

Зависит от того, как у вас работа организована. В IMAP если один письмо прочитал, то оно у всех отметится как прочитанное, и если один удалил, то у всех удалится.
Если это устраивает, пользуйтесь IMAP. Если не устраивает, то можно, например, для каждой машины создать отдельный ящик с автовыгребанием писем из общего.